Elektronsko vročanje v upravnem postopku (ZUP)

V skladu z Zakonom o splošnem upravnem postopku (ZUP) vročajo upravni in drugi državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil, kadar v upravnih zadevah, neposredno uporabljajoč predpise, odločajo o pravicah, obveznostih ali pravnih koristih posameznikov, pravnih oseb in drugih strank.

Pravne in tehnične podlage (ZUP)

• Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – Zdeb),
• Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20, 172/21, 68/22, 89/22, 135/22, 77/23 in 24/24),
• Pravilnik o ovojnici, vročilnici in drugih sporočilih za vročanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 89/22),
• Odlok o določitvi tehničnih pogojev za izmenjavo elektronskih obvestil z informacijskim sistemom za vročanje (Uradni list RS, št. 56/22),
• Tehnične specifikacije SVEV1JU in SVEV1JU2, Tehnične specifikacije SVEVAS4, https://nio.gov.si/products/centralni%2Bsistem%2Bza%2Bevrocanje%2Bsicev

Kdaj organ vroča elektronsko?

Organ lahko vroča elektronsko, če so izpolnjeni tehnični pogoji in je vključen v sistem elektronskega vročanja, če je volja naslovnika in če presodi, da bo tako zagotovil hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika.

Dokument se vroči v elektronski obliki v skladu z 86. členom ZUP:

• če fizična oseba v registru stalnega prebivalstva prijavi naslov za vročanje v elektronski obliki,
• če državni organ, organ samoupravne lokalne skupnosti, nosilec javnega pooblastila, pravna ali fizična oseba, registrirana za opravljanje dejavnosti, v sodnem, poslovnem ali drugem registru prijavi elektronski naslov (v nadaljnjem besedilu: registriran elektronski naslov),
• če fizična ali pravna oseba sporoči naslov varnega elektronskega predala ali naslov drugega elektronskega predala, ki ni varen elektronski predal,
• če stranka pošlje vlogo po elektronski poti,
• če je fizična ali pravna oseba sporočila naslov varnega elektronskega predala, ali naslov drugega elektronskega predala v drugi upravni zadevi, iz pristojnosti istega organa.

V določenih primerih mora organ od stranke pridobiti soglasje za vročanje v elektronski obliki oz. obvestiti, da ji bo vročal elektronsko dokler ne sporoči drugače.

Dokument se vroči v fizični obliki, če tako določa zakon, če vročitve ni mogoče opraviti v elektronski obliki, če naslovnik želi vročitev dokumentov v fizični obliki, od trenutka seznanitve organa s tako izjavo, ali če organ oceni, da je zaradi vsebine dokumenta ali kakšnega drugega razloga potrebno opraviti vročitev v fizični obliki.

Načini elektronskega vročanja v skladu ZUP

Organ odredi odpremo dokumenta, ki se elektronsko vroča v skladu ZUP na naslednje možne načine:

• v varni elektronski predal,
• v navadni elektronski predal s seznanitvijo, brez potrditve prevzema,
• v navadni elektronski predal s seznanitvijo in potrditvijo prevzema (SMS).

V varni elektronski predal lahko organ vroča drugim organom, fizičnim osebam, ki imajo vzpostavljen varni elektronski predal na portalu eUprava, fizičnim, pravnim osebam in organom, ki imajo varni elektronski predal vzpostavljen pri ponudniku varnih predalov. Ob odpremi se preveri varni elektronski predal. Naslovnik prejme v varni elektronski predal obvestilo o možnosti prevzema dokumenta v roku 15 dni in povezavo, prek katere lahko elektronsko podpiše vročilnico in prejme vročitev. Če v roku 15 dni naslovnik ne  prevzame dokumenta, sistem za elektronsko vročanje vloži dokument v varni elektronski predal.

V drug oz. navadni elektronski predal s seznanitvijo, brez potrditve lahko organ vroča naslovnikom, ki nimajo varnega elektronskega predala. Pri tem načinu vročitve organ odpremi dokument, ki ga sistem za elektronsko vročanje takoj pošlje na naslov navadnega elektronskega predala naslovnika. Organ šteje dokument za vročen s 15. dnem od odpreme. Naslovi navadnih elektronskih predalov se ne preverjajo, zato mora organ zagotoviti točen podatek. V primeru težav organ prejme povratno informacijo s strani sistema naslovnika ali naslovnika, ponovi vročitev, ali izbere drug način vročitve.

V drug oz. navadni elektronski predal s seznanitvijo in potrditvijo prevzema (SMS) lahko organ vroča naslovnikom, ki nimajo varnega predala. Pri tem načinu organ odpremi dokument v sistem za elektronsko vročanje, ki o možnosti prevzema dokumenta obvešča naslovnika na naslov navadnega elektronskega predala in na telefonsko številko mobilnega telefona (SMS sporočilo). V obvestilu prejme naslovnik tudi povezavo do spletne strani za prevzem, prek katere pristopi k potrditvi prevzema in  zahteva kodo za prevzem, le-to pa prejme na telefonsko številko mobilnega telefona. Prejeto kodo naslovnik vpiše v okence in potrdi, sistem za elektronsko vročanje pa pošlje sporočilo v njegov elektronski predal. Če naslovnik v določenem 15. dnevnem roku ne potrdi prevzema, mu sistem za elektronsko vročanje pošlje dokument na naslov navadnega elektronskega predala. V primeru težav lahko organ prejme povratno informacijo s strani sistema naslovnika ali naslovnika in nato ponovi vročitev ali izbere drug način vročitve.

Na podlagi vseh prejetih sporočil, obvestili in informacij iz sistema za elektronsko vročanje in naslovnika ali naslovnikovega sistema, organ presodi in odloči, ali bo štel dokument za vročen ali pa bo ponovil oz. vročil na drug elektronski način, ali fizično v hišni predalčnik naslovnika.

Centralni informacijski sistem za elektronsko vročanje

Organ odpremi dokument, ki ga je potrebno vročiti naslovniku. Centralni sistem za elektronsko vročanje SI-CeV prejme dokument s podatki o naslovniku in ga posreduje v varni ali navadni elektronski predal naslovnika na način, kakor je odredil organ. SI-CeV deluje v okviru Ministrstva za digitalno preobrazbo.

 SI-CeV v skladu s pravnimi podlagami ZUP omogoča:

• preverjanje obstoja varnega elektronskega predala pred odpremo dokumenta iz informacijskega sistema,
• obveščanje naslovnika o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema, na naslov varnega ali navadnega elektronskega predala,
• obveščanje naslovnika na telefonsko številko mobilnega telefona o možnosti prevzema dokumenta, prejemu kode za prevzem in pošiljanju dokumenta na elektronski naslov navadnega elektronskega predala,
• posredovanje vročilnice v podpis naslovniku in posredovanje podpisane vročilnice organu,
• omogoča potrditev prevzema dokumenta s strani naslovnika,
• obvešča organ o izvedenih aktivnostih v procesu elektronskega vročanja in v primeru zaznanih težav,
• pošiljanje dokumenta na naslov varnega elektronskega predala ali naslov navadnega elektronskega predala po izteku 15. dnevnega roka za prevzem.

Da bi organ lahko dokument elektronsko vročal, mora izpolnjevati pravne in tehnične pogoje s področja elektronskega vročanja in se z informacijskim sistemom vključiti v sistem elektronskega vročanja. Informacijski sistem organa se s kvalificiranim digitalnim potrdilom za informacijski sistem  povezuje in komunicira s sistemom za elektronsko vročanje SI-CeV, kadar ta izmenjuje informacije pri elektronskem vročanju. Komunikacija med sistemoma poteka po določenem protokolu. Sistem za elektronsko vročanje SI-CeV vroči oz. pošlje dokument, ki se vroča proti sistemu naslovnika, ki prav tako komunicira s sistemom za elektronsko vročanje po določenem protokolu.

Seznam ponudnikov varnih elektronskih predalov, ki imajo dovoljenje ministrstva, za vročanje po elektronski poti.

• EIUS svetovanje, komunikacije in informatika d.o.o., z informacijskim sistemom VEP.SI

Postopek vključitve organov v sistem elektronskega vročanja (ZUP)

Organ pred vključitvijo v sistem elektronskega vročanja prilagodi svoj informacijski sistem v skladu s tehničnimi specifikacijami, ki so objavljene na portalu NIO na naslovu: https://nio.gov.si/products/centralni%2Bsistem%2Bza%2Bevrocanje%2Bsicev.

Organ mora pri delovanju svojega sistema zadostiti tudi zahtevam pravnih podlag, veljavnih za  odpreme in prejeme vročitev oz. prejeme povratnih informacij pri vročanju, na podlagi katerih uradna oseba odloči ali bo in kdaj bo štela dokument za vročen.

Ko je organ svoj sistem prilagodil pravnim in tehničnim zahtevam, sledijo naslednji koraki:

1. Oddaja in obravnava vloge

Vloga za vključitev je organu na voljo na NIO portalu na naslovu:

https://nio.gov.si/products/centralni%2Bsistem%2Bza%2Bevrocanje%2Bsicev.

Organ izpolnjeno vlogo pošlje po elektronski poti na elektronski naslov gp.mdp@gov.si, Ministrstva za digitalno preobrazbo tako, da je iz zadeve razvidno, da gre za vključitev v sistem elektronskega vročanja. Po prejemu vloge ministrstvo preveri posredovane podatke, seznani organ s postopkom vključitve in od organa pridobi dodatne tehnične podatke, ki so potrebni za izvedbo postopka in vključitev v sistem elektronskega vročanja.

2. Vzpostavitev povezave med IS v testnem okolju

Na testno okolje sistema za elektronsko vročanje se priključi informacijski sistemi organa v primeru, če organ želi testirati delovanje elektronskega vročanja in vselej, kadar je potrebno preveriti skladnost delovanja sistema organa s sistemom za elektronsko vročanje.

3. Preverjanje skladnosti informacijskega sistema organa z informacijskim sistemom za elektronsko vročanje

Preverjanje skladnosti delovanja informacijskega sistema organa z informacijskim sistemom za elektronsko vročanje SI-CeV zahteva Uredba o upravnem poslovanju in se izvede, da se preveri skladnost delovanja s pravnimi in tehničnimi podlagami.  Skladnost se preveri v skladu s predvidenim scenarijem, ki vključuje vse tri načine elektronskega vročanja in preveri ustreznost delovanja sistemov v različnih situacijah pri teh načinih, ki bi lahko nastopile v praksi.

Organu postopka preverjanja skladnosti ni potrebno izvesti, če je skladnost delovanja njegovega sistema in verzije, s katero se vključuje, že bila opravljena in s strani Ministrstva za digitalno preobrazbo izdelan zapisnik o preverjanju skladnosti.

4. Sklenitev sporazuma in vključitev v produkcijsko delovanje

Uredba o upravnem poslovanju zahteva, da organ in Ministrstvo za digitalno preobrazbo skleneta sporazum, v katerem uredita razmerja pri elektronskem vročanju. Predpogoj za sklenitev sporazuma je uspešno opravljeno preverjanje skladnosti iz predhodne točke.

Ministrstvo na podlagi usklajenega in podpisanega sporazuma organ vključi v sistem elektronskega vročanja in s tem omogoči elektronsko odpremo in prejem dokumentov.

5. Test elektronskega vročanja pred pričetkom vročanja na produkcijskem sistemu (izvede organ)

Organ namesti verzijo sistema, katere skladnost je bila preverjena na produkcijsko okolje, preveri ustreznost namestitve in opravi test delovanja elektronskega vročanja.

Postopek vključitve ponudnikov varnih predalov v sistem elektronskega vročanja (ZUP)

Ponudniki varnih elektronski predalov se v sistem elektronskega vročanja vključijo s svojim sistemom z vsemi varnimi predali njihovih uporabnikov in sistem prilagodijo tehnični specifikaciji SVEVAS4, ki je objavljena na portalu NIO na naslovu: https://nio.gov.si/products/centralni%2Bsistem%2Bza%2Bevrocanje%2Bsicev.

Če organ uporablja sistem ponudnika varnih predalov tudi za odpremo dokumentov, se organ ravna po postopku vključitve, ki velja za organe s tem, da se izvzame področje prejemanja vročitev. 

1. Oddaja in obravnava vloge

Vloga za vključitev je ponudniku varnih elektronskih predalov na voljo na NIO portalu na naslovu: https://nio.gov.si/products/centralni%2Bsistem%2Bza%2Bevrocanje%2Bsicev.

Izpolnjeno vlogo organ pošlje na elektronski naslov gp.mdp@gov.si, Ministrstva za digitalno preobrazbo tako, da je iz zadeve razvidno, da gre za vključitev v sistem elektronskega vročanja po ZUP.

Po prejemu vloge ministrstvo preveri posredovane podatke, seznani ponudnika s postopkom vključitve in pridobi dodatne tehnične podatke, ki so potrebni za izvedbo postopka in vključitev.

2. Vzpostavitev povezave med informacijskimi sistemi v testnem okolju

Informacijski sistem ponudnika se lahko priključi na testno okolje sistema za elektronsko vročanje, kjer lahko organ testira delovanje in uredi potrebne nastavitve.

Ponudniki se vključijo v sistem elektronskega vročanja v skladu ZUP tako, da se prilagodijo tehničnim specifikacijam SVEVAS4, ki so objavljene na portalu NIO na povezavi: https://nio.gov.si/products/centralni%2Bsistem%2Bza%2Bevrocanje%2Bsicev. 

3. Testiranje informacijskega sistema organa z informacijskim sistemom za elektronsko vročanje SI-CeV in izdaja dovoljenja za vročanje po elektronski poti

Testiranje sistema ponudnika varnih predalov se opravi tako, da se preveri skladnost delovanja s pravnimi in tehničnimi podlagami po določenem scenariju. Pri testiranju se iz drugih sistemov v sistem ponudnika odpremi več dokumentov, na način v varni elektronski predal.

Na podlagi uspešnega testiranja Ministrstvo za digitalno preobrazbo ponudniku izda dovoljenje za vročanje po elektronski poti v skladu z ZUP.

4. Sklenitev sporazuma in vključitev v produkcijsko delovanje

Uredba o upravnem poslovanju zahteva, da ponudnik in Ministrstvo za digitalno preobrazbo skleneta sporazum, s katerim uredita razmerja pri elektronskem vročanju. Predpogoj za sklenitev sporazuma je uspešno opravljeno preverjanje in izdano dovoljenje. Po sklenjenem sporazumu se na produkcijskem okolju vzpostavijo povezave med sistemi in izvede potrebna nastavitev.

5. Test elektronskega vročanja pred pričetkom vročanja na produkcijskem sistemu

Pred pričetkom delovanja, ponudnik varnih predalov in Ministrstvo za digitalno preobrazbo, z nekaj testnimi primeri preverita uspešnost prejema vročitev v varni elektronski predal.

Vpis elektronskega naslova državljana za vročanje v Register stalnega prebivalstva

Vpisan naslov za elektronsko vročanje v registru stalnega prebivalstva je na voljo organom, katerih sistemi so povezani z registrom, ali imajo dostop do registra.

Vpis naroči državljan na enega od dveh načinov:

• z obiskom upravne enote ali
• na daljavo prek portala eUprava, vloga »Vloga za določitev ali spremembo naslova za vročanje«, na povezavi.

Elektronsko vročanje pri sodnem poslovanju (ZPP)

V skladu s pravnimi podlagami Zakona o pravdnem postopku (ZPP), elektronsko vročajo sodni in drugi organi. Centralni sistem za elektronsko vročanje SI-CeV je vključen v sistem elektronskega v skladu z ZPP tako, da omogoča državnim organom, ki so svoje sisteme ustrezno prilagodili, prejem vročitev.

Pravne in tehnične podlage (ZPP)

• Zakon o pravdnem postopku (Uradni list RS, št. 73/07 – uradno prečiščeno besedilo, 45/08 – ZArbit, 45/08, 111/08 – odl. US, 57/09 – odl. US, 12/10 – odl. US, 50/10 – odl. US, 107/10 – odl. US, 75/12 – odl. US, 40/13 – odl. US, 92/13 – odl. US, 10/14 – odl. US, 48/15 – odl. US, 6/17 – odl. US, 10/17, 16/19 – ZNP-1, 70/19 – odl. US, 1/22 – odl. US in 3/22 – ZDeb)
• Pravilnik o elektronskem poslovanju v civilnih sodnih postopkih in v kazenskem postopku (Uradni list RS, št. 158/20 in 28/23)
• Funkcionalne in tehnične zahteve informacijskega sistema za varno elektronsko vročanje v civilnih sodnih postopkih, različica B, dostopne na povezavi: https://evlozisce.sodisce.si/esodstvo/index.html

Postopek vključitve organov v sistem elektronskega vročanja (ZPP) za prejem vročitev prek sistema SI-CeV

V sistem elektronskega vročanja v skladu z Zakonom o pravdnem postopku (ZPP), se državni organi in samoupravne skupnosti (v nadaljevanju organi), za prejem vročitev prek sistema SI-CeV, vključijo po naslednjem postopku:

1. Prilagoditev sistema organa v skladu s tehničnimi specifikacijami SI-CeV

Organ prilagodi svoj informacijski sistem za prejem vročitev v skladu s tehničnimi specifikacijami SI-CeV in sicer: Tehnične specifikacije SVEV ZPP, TS SVEV1JU in SVEV1JU2 (poglavje 2.1.4), ki so objavljene na portalu NIO na povezavi: https://nio.gov.si/products/centralni%2Bsistem%2Bza%2Bevrocanje%2Bsicev.

2. Zahteva za uporabo gradnika in tehnične specifikacije

Organ za uporabo gradnika SI-CeV, za prejem vročitev oz. vključitvi v sistem vročanja v skladu z ZPP, izpolni:

• Vlogo za vključitev in
• Tehnične specifikacije in skrbniki SI-CeV, dostopna na povezavi: https://nio.gov.si/products/centralni%2Bsistem%2Bza%2Bevrocanje%2Bsicev ter oba izpolnjena obrazca pošlje na Ministrstvo za digitalno preobrazbo na elektronski naslov si-cev@gov.si.

3. Preverjanje skladnosti informacijskega sistema organa za prejem vročitev

Ministrstvo za digitalno preobrazbo na podlagi prejete vloge za vključitev in izpolnjenih tehničnih specifikacij preveri skladnost delovanja informacijskega sistema organa s Tehničnimi specifikacijami SVEV ZPP, TS SVEV1JU in SVEV1JU2. Če je skladnost delovanja informacijskega sistema organa s sistemom za elektronsko vročanje SI-CeV že bila preverjena, preverjanje skladnosti ni potrebno.

4. Sklenitev dogovora o uporabi gradnika

Ministrstvo za digitalno preobrazbo z organom sklene dogovor o uporabi gradnika SI-CeV pri vročanju v skladu z ZPP, v skladu s splošnimi pogoji uporabe, ki so objavljeni na portalu NIO na povezavi: https://nio.gov.si/products/centralni%2Bsistem%2Bza%2Bevrocanje%2Bsicev.

5. Vključitev organa

Ministrstvo za digitalno preobrazbo na podlagi sklenjenega dogovora o uporabi gradnika SI-CeV vključi organ v produkcijsko delovanje sistema za elektronsko vročanje SI-CeV za prejem elektronskih vročitev v skladu z ZPP.

6. Registracija organa v sistemu e-Sodstvo

Organ se registrira v sistemu e-Sodstvo in vpiše oz. spremeni naslov varnega elektronskega predala za prejem vročitev v skladu ZPP. Glede podrobnih informacij in izvedbe se organ obrne na Vrhovno sodišče Republike Slovenije na naslov cif.vsrs@sodisce.si.

V določenih primerih je možna registracija ali zamenjava naslova varnega predala, z ustreznim digitalnim potrdilom, ki je vezan na davčno številko organa, s prijavo oz. registracijo v sistemu e-Sodstvo na naslednji način:

• na vstopni strani https://evlozisce.sodisce.si/esodstvo/index.html izberete "Prijavi se kot zunanji kvalificirani uporabnik«,
• izberete povezavo "Nov uporabnik",
• izberete "kvalificiran PRS uporabnik",
• vpišete matično številko pravne osebe in kliknite »Potrdi«,
• vpišete vse potrebne podatke in izberete uporabniško skupino »stranka - pravna oseba« (možno je, da bo na izbiro državni organ).

Opomba:

Če certifikat v osnovi ni vezan na DŠ in MŠ organizacije oz. državnega organa, se lahko certifikat SIGOV-CA (npr. tak, ki je sicer vezan na davčno številko zaposlenega v državnem organu) preko spletnega servisa na povezavi https://www.si-trust.gov.si/sl/podpora-uporabnikom/pogosta-vprasanja/sigov-ca-pogosta-vprasanja/ pod "Zaradi posebnih zahtev aplikacije, do katere želimo dostopati...", poveže z DŠ in MŠ organa. Po izvedbi povezave mora preteči 24 ur.

Podpora uporabnikom

Vse dodatne informacije so na voljo na si-cev@gov.si.